V mém OmniFocusu už nějaký čas “svítí” úkol “Sepsat článek o tom, jak používám OmniFocus”. A proto, že nesnáším, když mám v OF nějaké nesplněné úkoly, tak jsem se na to vrhnul, ať to mám za sebou :) Vzhledem k tomu, že je OmniFocus spjatý s počítačemi Apple, tak mě napadlo, že bych mohl začít třeba tím, jak jsem se vlastně k Apple dostal.
Jak jsem se tedy dostal k Macu
Prvního Maca jsem viděl někdy kolem roku 1994 a tuším, že to byl Powerbook 100. Jel na něm systém 7.0.1 a používali jsme ho hlavně pro kancelářskou práci - psaní různých textů, výroba ceníků, etiket a podobně. Pro tento účel byl na Powerbooku softwarový balík Claris Works, který obsahoval na tu dobu výborný textový, tabulkový a grafický editor. Když jsem ten samý rok viděl na střední škole první PC s DOSem a editorem T602, tak jsem dost nechápal, o co jde. Mac měl narozdíl od PC myš a grafický operační systém. Později jsem se v průběhu svých zaměstnání setkal s bílým iBookem a prvním modrým iMacem. Svůj první Mac jsem si ale pořídil až v roce 2009 a byl to 20” iMac, který mám dodnes. Nyní mám ještě MacBook Pro, iPad 3. generace a iPhone 5, ale k tomu se ještě dostanu. Toť asi vše o železe, které mě dovedlo k OmniFocusu.
Co vše jsem pro organizaci své práce používal
V dřevních dobách počítačů jsem asi jako většina lidí používal jednoduchý papírový blok. Byl levný, měl nekonečnou baterii a dobře se s ním pracovalo. Co v něm ale nefungovalo bylo vyhledávání a měl omezenou paměť :) Poté jsem k bloku přidal kalendář v mé Nokii 3310. V té době pro mě samozřejmě byl nokiácký kalendář naprostým technologickým vrcholem. Poté jsem změnil zaměstnání, začal jsem pracovat na manažerské pozici v marketingu a začal jsem zkoušet telefony. Používal jsem několik druhů Nokií, Sony Ericssonů, HTC a nevím čeho ještě.
Celkem mi vyhovovaly komunikátory Nokia, které byly na tu dobu i dost nabušené. Super bylo taky HTC. Oba přístroje jsem nakonec používal se službou Profiemail od Autocontu. Jednalo se vlastně o hostovaný Echange Server, který synchronizoval celý Outlook do všech zařízení, které jsem používal. Ve všech přístrojích jsem tedy měl maily, kalendář, úkoly, poznámky. Pro řešení úkolů jsem používal vlaječky v Outlooku a barevné příznaky. Mělo to však jednu vadu - stále jsem nevěděl kde a jak shromažďovat informace týkající se projektů, které jsem měl na starosti. Ke spoustě informací jsem se totiž potřeboval vracet.
Zkoušel jsem používat různé FTP servery, veřejné mail služby, ale nic mi nevyhovovalo. I když jsem daný dokument někde dohledal, nebyl jsem si jistý, jestli jsem ho opravdu uložil na dané místo a spoustu věcí jsem se snažil zapamatovat nebo duplikátně uložit ještě někde a nemohl jsem se plně soustředit na práci.
Jak jsem se dostal k OmniFocusu
Na začátku roku 2012 jsem se nechtěně dal dokupy s místní (svitavskou) Apple Ultras partičkou. Začalo to celkem nevinně - v hospodě jsem uviděl skupinku borců a všichni měli něco od Apple. Jeden z nich byl Pepa Jasanský (
@jjasanus), se kterým jsem kdysi dávno závodil na kole. Dali jsme řeč a na příští Apple meeting, zvaný Restart mě vzhledem k tomu, že mám doma iMaca, pozvali :) Jak jsem psal již výše - iMaca jsem si koupil už někdy v roce 2009. V době, kdy jsem používal pouze PC s Windows jsem neustále o Macu snil a vymýšlel jsem, který bych si pořídil. Nakonec zvítězil 20” iMac, který doma dodnes používám přesně pro co byl stvořen - je to mé multimediální centrum, přehrávám na něm hudbu, filmy, ukládám fotky, hraju hry. Mimo to jsem si k iMacu koupil také televizní kartu a používám ho i jako televizi.
Zpět k Apple Ultras -
@jjasanus dost často na našich Restartech mluvil o GTD a jakémsi OmniFocusu, o jehož funkcích jsem taky četl na jeho blogu 21slov.cz. Samotná aplikace mi však z popisu funkcí připadal hrozně složitá a měl jsem pocit, že každý, kdo OmniFocus používá nedělá nic jiného, než že něco někde zapisuje, nastavuje a vlastně pořádně nepracuje :) Mezitím jsem na svém pracovním PC a Samsungu s Androidem začal používat aplikaci Wunderlist. Vše jsem do ni zapisoval a líbilo se mi, že mám zápisky na obou zařízeních. Problém nastal, když jsem tam měl hodně dat. Přestával jsem se v tom orientovat. V tu chvíli jsem už o OmniFocusu něco málo věděl a začínal jsem si myslet, že by to mohlo fungovat. Měl jsem ale jeden problém - neměl jsem v práci Maca. Vzhledem k tomu, že se zabýváme výrobou webů a e-shopů jsem se obával toho, že ne vše se bude na Macu zobrazovat tak, jak má a že si budu muset zvykat na nové aplikace. Zlomový okamžik nastal, když jsem na svém Asusu nebyl schopný rozjet Acrobat a čekal jsem snad 20 minut na restart. Druhý den jsem měl MacBook Pro a s ním i OmniFocus :)
Začátky s Omnifocusem
První asi měsíc s novým Macem jsem ale stále používal Wunderlist, protože jsem se trochu bál přechodu na OmniFocus. Řešíme celkem dost projektů a já se bál, že o nějaká data přijdu nebo že mi prostě OmniFocus vyhovovat nebude. Taky jsem si myslel, že pro používání OmniFocusu musím znát bezchybně metodu GTD. Koupil jsem si tedy
knížku od Davida Allena, Getting Things Done, která mě ale moc nebavila a nemohl jsem se do ní začíst. Nemohl jsem tedy najít způsob, jak s OmniFocusem začít. Pak přišlo jedno z našich dalších setkání s
@jjasanusem, kde mi ukázal, jakým způsobem používá OmniFocus on. Popsal mi rozdělení rolí, projektů a kontextů a lehce nastínil, jak používá perspektivy. To byl pro mě asi zlomový okamžik. Řekl jsem si, že se vykašlu na studium nějakého GTD a zkusím “ohnout” OmniFocus tak, aby vyhovoval mým potřebám.
Začal jsem tím, že jsem si vytvořil tři základní role:
Moje - osobní věci
Firma - pracovní záležitosti týkající se provozu firmy
Klienti - každého našeho klienta mám jako zvláštní projekt
Role jsem si naplnil projekty:
Moje:
Rodina - zde vedu např. seznam věcí, co musím ještě koupit do bytu apod.
Sport - provozuji aktivně několik sportů, takže sem píšu např. poznámky pro tréninky apod.
Zatím nevím - sem zatím hážu všechno, co neumím zařadit
Firma:
Provozní - zde vedu seznam věcí nutných pro provoz firmy
Oslovení - zde si zapisuju informace týkající se komunikace s poteniciálními klienty, které ještě nemám zařazené jako projekty
Zpracovat - a sem hážu vše, co je firemní, zatím nezařaditelné a je třeba to rychle zpracovat
Klienti:
Zde mám pak seznam projektů alias klientů, se kterými pravidelně pracujeme
Kontexty
Samotné kontexty jsem zakládal v průběhu cca prvních dvou měsíců, kdy jsem OmniFocus nastavoval. Vyšlo mi zatím asi 30 kontextů, které běžně používám. Pár jsem jich taky už smazal, protože jsem je buď použil jen jednou nebo jsem zjistil, že se daný “úkol” dá v pohodě zařadit jinam.
Pro lepší názornost můžu uvést například kontext @Filip, což je náš grafik. Úkoly vyplývající například z nějaké schůzky, které se týkají výroby grafiky přiřadím vždy k danému klientovi (tedy k projektu) a zároveň mu přiřadím kontext @Filip. Jednou týdně si pak sednu s Filipem, rozkliknu si jeho kontext a vidím, co všechno pro mě má Filip vyrobit nebo co s ním mám probrat. Možná vás taky napadlo, proč mám před Filipovým jménem zavináč. Je to kvůli tomu, že když přiřazuju kontext, tak zmáčknu @ a zobrazí se mi všichni lidi z naší firmy. Můžu si pak jednoduše vybrat, ke komu to zařadím. Né že by nás bylo moc (nyní 7 lidí), ale je to prostě přehlednější. No a abych nemachroval, tak uvedu, že tuhle vychytávku mi ukázal opět
@jjasanus :)
Jak to tedy celé používám?
Jednoduše. Nové úkoly zadávám buď klasickou cestou, tedy pomocí klávesové zkratky Cmd+N nebo pokud se jedná o věc vyplývající z mailu, tak pomocí zkratky Ctrl+Alt+Cmd+V. Někdy rovnou úkolu přiřadím projekt i kontext a případně Due a někdy to nechám třeba na další zvážení. Co se týká Daily Review, tak se ho snažím dělat, ale vzhledem k tomu, že nejsem úplně tak důsledný typ na dodržování nějakých pravidel, tak ho spíš dělám tak nějak kdy se mi zachce.
Pokud se jedná o nějakou rychlou věc, kterou vyřeším během chvilky a úkol vychází z mailu, tak ho ani do OmniFocusu nehážu a přiřadím mu v aplikaci Mail jen vlaječku, aby se mi úkol zobrazil v Mailu v Označených položkách. Ty se pak snažím řešit primárně, aby mě dál nezdržovaly. Někdy se mi ale i stane, že zjistím, že úkol nejde splnit hned a potom ho i s vlaječkou hážu pomocí výše uvedené zkratky do OmniFocusu. Má to tu výhodu, že vlaječka se úkolu drží i v OmniFocusu a řadí se mi automaticky do perspektivy Tento týden respektive Flagged.
Položku Due v současné době používám opravdu jen pro věci, které nechci promeškat - např. pro upozornění na telefonát v nějakou přesnou hodinu. Když jsem s OmniFocusem začínal, tak jsem skoro všemu dával Due a zjistil jsem, že se stávám otrokem jakéhosi kalendáře, který mi tím vznikal a nic jsem nestíhal. Používám tedy pouze perspektivu Tento týden. Všechno, co nechci nebo nemusím tento týden stihnout nijak jinak neoznačuju. Zhruba jednou týdně pak sednu a projedu všechny projekty, zjistím, co jsem splnil, co jsem posunul někam dál nebo co je potřeba řešit v dalším týdnu a nějakým způsobem to zpracuju - zařadím, hodím do Tento týden apod. Svým způsobem asi dělám jakési Weekly Review, ale opět to nijak nehrotím a přesně nedodržuju. V současné době si tedy zatím vystačím s defailtním nastavením OmniFocusu. Žádnou speciální perspektivu jsem si zatím nevytvářel.
OmniFocus vlastně používám jako takový malý archiv věcí, které jsem nějak zpracoval nebo které jsem s někým projednal. Zapisuju si do něj i všechny schůzky, ze kterých pak vznikají různé úkoly. Pokud je to složitější úkol, který např. závisí na dalších lidech nebo krocích, tak zakládám nový úkol, který přiřazuju k projektu respektive kontextu. Pokud je to jednoduchá věc, která vyšla ze schůzky a už jsem jí vyřešil, tak pod zápis ze schůzky udělám dlouhou čárkovanou čáru a pod ní si zapíšu, jak jsem které věci vyřešil. Když se pak třeba při další schůzce chci k bodům z minulé schůzky vrátit, tak si jen otevřu ten zápis a vidím, co se posledně projednávalo a jak jsem to řešil, případně komu jsem delegoval. Musím říct, že jsem tímto způsobem zápisů už nejednoho z našich klientů překvapil, protože jsem byl schopný okamžitě na jeho otázky z minulé schůzky reagovat :)
OmniFocus na dalších zařízeních
OmniFocus jsem si pořídil taky pro iPhone a pro iPad. Na iPadu sem tam projedu úkoly a vyřízené zaškrtnu, jiným způsobem iPadovou verzi OF zatím nevyužívám. Na iPhonu používám OmniFocus zase pouze pro zadávání nových úkolů, které například vyplynou z nějakého telefonátu, je potřeba je hned zapsat a nemám u sebe Macbook.
Taky jsem se zaregistroval do beta služby
Mail Drop to Inbox. Vzhledem k tomu, že všechny zařízení, co používám jsou Apple a mají OmniFocus, tak jsem zatím nenašel pro tuhle službu uplatnění. Našla ho ale moje přítelkyně. Mailovou adresu prý bude používat pro zasílání úkolů, na které stále zapomínám :)
Toť asi vše k mé story, jak jsem se dostal k OmniFocusu.
@jjasanus a
@iWick se mi občas smějí, jak OmniFocus používám a že pořádně nevím, co je GTD, ale hlavní je, že mi to funguje a neřeším, jestli jsem někde na něco nezapomněl :)
@HonzaDvo
Zdroje fotografií:
http://www.mac-history.de
http://press.nokia.com
http://www.apple.com
V roce 1993 jsem se dostal k prvnímu počitači Apple, byl to tehdy nějaký Powerbook (notebook). Od té doby jsem dělal většinou s klasickým PC s operačním systémem Windows. Pořád jsem ale vzpomínal jaká to byla paráda pracovat v "epláckém" prostředí Mac OS.
A teď už konečně k mému iMacu. Minulý týden jsem se tak vztekal u práce s Windows Vista, že jsem zvedl telefon a zavolal do brněnské společnosti Duhovyservis.cz a objednal jsem si iMaca. Druhý den byl iMac nachystaný k vyzvednutí. Vybral jsem model s 20" LCD, 2.44 GHZ procesorem, 3 GB RAM a grafikou ATI 256 MB. Na fotce vlevo vidíte, že nový iMac má tedy narozdíl od svého staršího brášky (viz foto nahoře) LCD displej a vše je taktéž schováno za tímto displejem s hliníkovým designem. Vše je opravdu schováno uvnitř displeje a pod stolem nemáte žádnou plechovou krabici se změtí šňůr :-)
Rozchození předinstalovaného operačního systému Mac OS X 10.5 Leopard by zvládla i lehce cvičená opice :-) a celá záležitost zabrala max. 10 minut. Po spuštění aplikace Boot Camp jsem připravil partition pro Windows (taky intuitivní postup pro děti :-) a začal instalovat MS Windows XP Pro. Byl jsem hotov cca za dvě hodiny (i s instalací ovladačů, které byly na DVD dodávaném Applem k iMacu). K počítači je nádherná bílá myš a hliníková klávesnice (přijde mi tento týden, snad :-). Ještě jsem přikoupil TV kartu Elgato EyeTV Hybrid, ale tu popíšu až někdy příště.
